Yhtymähallitus 30.08.2021 § 125 

Koulutuskeskus Salpaus on ollut mukana 1.11.2017 alkaen KL-kuntahankintojen kilpailuttamassa puitesopimuksessa koskien tietokoneiden, näyttöjen ja IT-pientarvikkeiden hankintoja ja lisäksi sopimukseen kuuluu laitevaihtoihin liittyviä palveluita. Toimittajana on Dustin Finland Oy. Sopimus päättyy marraskuussa 2021. Puitesopimuksen käyttö ko. hankinnoissa on ollut kokonaistaloudellisesti järkevää ja sopimusteknisesti toimivaa.

Tulevien hankintojen kokonaishinnaksi ilman arvonlisäveroa on arvioitu
600 000,00 €/vuosi nykyisen toteutuman mukaan. Yhtymän laitemäärä on nykyisellä sopimuskaudella vähentynyt, mutta päätelaitteiden muutostrendi pöytäkoneista kannettaviin tietokoneisiin on nostanut laitekokoonpanon kustannusta.Lisäksi oppivelvollisuuden laajentuminen ja työvälineiden maksuttomuus tulee nostamaan laitemäärää.

Tietohallintopalveluiden tekemän hankintavaihtoehtojen vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti järkevintä on nyt liittyä Hansel Oy:n yhteishankintaan IT-laitteiden hankintojen osalta. Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyminen tukee ja helpottaa sekä suoraviivaistaa hankintojen hallinnollista työtä.

Hansel Oy on julkisen sektorin yhteishankintoja kilpailuttava toimija, jonka kilpailuttamiin yhteishankintoihin voi liittyä suomalaiset julkishallinnon organisaatiot. Yhtymän aikaisemmin käyttämä KL-kuntahankinnat on fuusioitunut Hansel Oy:n kanssa. Hansel Oy:n palvelumaksu on tässä IT-laitteiden yhteishankinnassa keskimäärin 1 % hankintojen arvosta.

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä liittyy Hansel Oy:n yhteishankintaan koskien tietokoneiden, näyttöjen ja IT-pientarvikkeiden hankintoja sekä mm. laitevaihtoihin liittyviä palveluita. Hansel Oy on ko. yhteishankinnassa kilpailuttanut toimittajat, joiden kesken sopimuksella yhteishankintaan liittyvä organisaatio tekee hankintalain edellyttämällä tavalla omista ko. hankinnoistaan pienkilpailutuksia. Pienkilpailutuksen voittaneen toimittajan kanssa Salpaus solmii hankintasopimuksen. Pienkilpailutuksia tehdään aina laitemallien tai
-kokoonpanojen muuttuessa.Pienkilpailutussopimuksen kesto voi olla korkeintaan neljä vuotta (yhteishankinnan kokonaiskesto on neljä vuotta).

Päätöksenteko pienkilpailutusten osalta tehdään voimassa olevien hankintavaltuuksien mukaisesti. Nykyisellään hankinnan ylittäessä 300 000 euroa päätöksen hankinnasta tekee yhtymähallitus.

Asiantuntijana kokouksessa on tietohallintojohtaja Mika Rauhala.

Toimitusjohtaja:

Yhtymähallitus päättää liittyä tietokoneiden, näyttöjen ja IT-pientarvikkeiden sekä laitevaihtoihin liittyvien palveluiden hankintojen osalta Hansel Oy:n yhteishankintaan ajalle 11/2021-11/2025.

Hallitus valtuuttaa toimitusjohtajan ja tietohallintojohtajan allekirjoittamaan tarvittavat yhteishankintaa koskevat sopimusasiakirjat Hansel Oy:n kanssa.

Päätös:

Päätösesitys hyväksyttiin.

Yhtymähallitus 13.12.2022 § 186  

392/02.08.00/2021 

Hallitus on käsitellyt asiaa tätä ennen myös kokouksessaan 26.04.2022 § 77 392/02.08.00/2021 seuraavasti:

"Koulutuskeskus Salpaus on liittynyt Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään Tietokoneet 2021-2025 (DPS), joka mahdollistaa tietokoneiden hankinnat ja niihin liittyvien palveluiden kilpailutuksen vuosille 2021-2025.

Tietokoneiden ja niihin liittyvien palveluiden tarjouskilpailussa noudatettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 52 §:ssä tarkoitettua dynaamisen hankintajärjestelmän sisäistä kilpailutusta koskevaa menettelyä, missä tarjouskilpailuun pääsivät osallistumaan kaikki ne toimittajat, jotka tähän menettelyyn ovat Hansel Oy:n kriteereiden perusteella valittu mukaan.

Tarjouspyyntö julkaistiin 18.3.2022 Cloudia-hankintajärjestelmässä. Tarjousten jättöaika oli 7.4.2022.

Sopimuskaudeksi ilmoitettiin yksi vuosi ja lisäksi, että hankintayksiköllä on mahdollisuus jatkaa sopimuskautta enintään kolmella 12 kk:n mittaisella optiokaudella.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 650 000 euroa/vuosi, eli koko sopimuskauden ajalta yhteensä noin 2,6 miljoonaa euroa alv 0 %.

Tarjoukset saatiin kolmelta eri toimittajalta; Dustin Finland Oy:ltä, Lenovo Finlandilta ja Tietokeskus Finland Oy:ltä. Tarjouksille tehtiin tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi. Hankintalain 104 §:n mukaisesti hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankittavien tuotteiden tekniset vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Teknisten vaatimusten tarkastuksen yhteydessä huomattiin, että Tietokeskus Finland Oy:n tarjouksessa oli tekninen puute vertailunäytön 3(telakka) vaaditussa (LAN RJ-45) liitännässä. Tämän johdosta Tietokeskus Finland Oy:n tarjous jouduttiin hylkäämään. Dustin Finland Oy:n ja Lenovo Finlandin tarjoukset vastasivat tarjouspyynnön vaatimuksia.

Vertailuun hyväksytyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on kokonaishinnaltaan halvin. Hinnan painoarvo on 100 pistettä.

Hyväksyttyjen tarjousten vertailuhinnat tarjoajien antamien hintojen perusteella ovat:

-          Dustin Finland Oy: 585 349,00 euroa

-          Lenovo Finland: 627 271,64 euroa.

Asiantuntijana kokouksessa on tietohallintojohtaja Mika Rauhala.

Toimitusjohtaja:

Yhtymähallitus päättää, että tietokoneet ja niihin liittyvät palvelut ajalle 6/2022-5/2023 hankintaan halvimman tarjouksen tehneeltä Dustin Finland Oy:ltä. Lisäksi päätetään, että sopimuskautta voidaan jatkaa enintään kolmella 12 kk:n mittaisella optiokaudella.

Asiasta tehdään erillinen hankintasopimus valitusajan päätyttyä. Hallitus valtuuttaa toimitusjohtajan ja tietohallintojohtajan allekirjoittamaan tähän tarvittavat sopimusasiakirjat Dustin Finland Oy:n kanssa.

Päätös:

Päätösesitys hyväksyttiin."

Hallitus jatkaa asian käsittelyä 13.12.2022

Koulutuskeskus Salpaus on liittynyt Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään Tietokoneet 2021-2025 (DPS), joka mahdollistaa tietokoneiden hankinnat ja niihin liittyvien palveluiden kilpailutuksen vuosille 2021-2025.

Koulutuskeskus Salpauksen tekemän kilpailutuksen perusteella yhtymähallitus päätti 26.4.2022, että tietokoneet ja niihin liittyvät palvelut ajalle 6/2022-5/2023 hankintaan halvimman tarjouksen jättäneeltä Dustin Finland Oy:ltä. Hankintasopimus solmittiin 25.5.2022 aluksi yhdeksi vuodeksi. Lisäksi yhtymähallitus päätti, että hankintasopimuskautta on mahdollisuus jatkaa enintään kolmella 12 kk:n mittaisella optiokaudella.

Hankintasopimuksen perusteella Koulutuskeskus Salpauksen tulee ilmoittaa toimittajalle optiokauden mahdollisesta käyttämisestä ja sen pituudesta viimeistään neljä (4) kuukautta ennen voimassa olevan hankintasopimuskauden päättymistä.

Dustin Finland Oy:n kanssa käytyjen sopimusneuvottelujen perusteella hankintasopimusta on kokonaistaloudellisesti järkevää jatkaa nykyisillä sopimusehdoilla yhdellä optiovuodella.

Voimassa olevan ensimmäisen hankintasopimuskauden päättyessa 25.5.2023 Koulutuskeskus Salpaus jatkaa hankintasopimuksen voimassa oloa Dustin Finland Oy:n kanssa yhdellä optiovuodella ajalle 26.5.2023-25.5.2024.

Asiantuntijana kokouksessa on tietohallintojohtaja Mika Rauhala.

Toimitusjohtaja:

Hallitus päättää jatkaa yhdellä optiovuodella voimassa olevaa hankintasopimusta tietokoneiden, näyttöjen ja IT-pientarvikkeiden sekä laitevaihtoihin liittyvien palveluiden hankintojen osalta ajalle 26.5.2023-25.5.2024 Dustin Finland Oy:n kanssa. Hankinnan kokonaisarvo on n. 650 000 € vuodessa.

Asiasta tehdään erillinen hankintasopimus valitusajan päätyttyä. Hallitus valtuuttaa toimitusjohtajan ja tietohallintojohtajan allekirjoittamaan tähän tarvittavat sopimusasiakirjat Dustin Finland Oy:n kanssa. Lisäksi hallitus valtuuttaa jatkossa toimitusjohtajan päättämään mahdollisten optiovuosien käytöstä sopimuskauden aikana.

Päätös:

Päätösesitys hyväksyttiin.